Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
RoutineX GmbH
Inselkammerstraße 8, 82008 Unterhaching, Deutschland
Vertreten durch: Geschäftsführer Pascal Duggleby und Petr Titkov
E-Mail: office@routinex.de
Telefon: +49 89 248819270

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen ihn unter:
Herting Oberbeck Rechtsanwälte Partnerschaft
Hallerstraße 76
20146 Hamburg
Telefon: +49 (0) 40 226 34 56 0
E-Mail: office@routinex.de

IQrew ist eine Schulungsplattform für Unternehmen. Nutzen Sie IQrew als Beschäftigter oder sonstiger Nutzer eines unserer Kunden (z. B. Ihres Arbeitgebers), verarbeiten wir die im Rahmen der Plattformnutzung anfallenden Daten – insbesondere Name, Kontaktdaten, berufliche Stammdaten, Qualifikationen, Schulungsteilnahmen, Quiz-Ergebnisse und Zertifikate – als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Verarbeitungen ist der jeweilige Kunde. Für Fragen zur Verarbeitung dieser Daten sowie zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte in erster Linie an den jeweiligen Kunden (z. B. Ihren Arbeitgeber). Erreichen uns entsprechende Anfragen direkt, leiten wir diese unverzüglich an den Kunden weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung. Die nachfolgenden Abschnitte betreffen diejenigen Verarbeitungen, für die wir selbst Verantwortlicher sind: den Besuch unserer Website, den Bestellprozess, die Verwaltung der Kundenbeziehung sowie den technischen Betrieb der Plattform.

Unsere Website www.iqrew.de und die Plattform IQrew werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren innerhalb Deutschlands bzw. der Europäischen Union statt. Mit Hetzner haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie – gegenüber unseren Kunden – die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Beim Aufruf unserer Website und der Plattform werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp und -version sowie Betriebssystem

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, zur Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zur Abwehr und Aufklärung von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach 7 Tagen gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls weiter benötigt werden.

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage) ein. Dabei unterscheiden wir:

• Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Website, den Login, die Sitzungsverwaltung und die Durchführung des Bestellprozesses erforderlich. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
• Nicht notwendige Cookies (Analyse und Statistik): Diese setzen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über unser Einwilligungsbanner erteilen können.

Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen über Cookiebot erneut aufrufen und Ihre Auswahl anpassen.

Bei der Bestellung eines IQrew-Abonnements (Basic oder Premium) verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Unternehmensdaten (Firma, Rechtsform, Anschrift, ggf. USt-IdNr.)
• Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson bzw. des Bestellers
• gewähltes Abonnement, Abrechnungsperiode, Nutzerzahl und Preis
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen (siehe Ziffer 8)
• Datum und Uhrzeit der Bestellung sowie der Bestätigung dieser Datenschutzerklärung und unserer AGB

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Bestellprozesses, zum Vertragsschluss, zur Einrichtung Ihrer mandantengetrennten Plattform-Instanz (Tenant), zur Vertragsverwaltung, Abrechnung und Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (insbesondere nach Handels- und Steuerrecht, §§ 257 HGB, 147 AO), erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Dokumentation Ihrer Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung im Bestellprozess (Checkbox) speichern wir zu Nachweiszwecken auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit des Vertragsschlusses) sowie Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Der Bestell- und Bezahlvorgang sowie die Verwaltung Ihres Abonnements (einschließlich Self-Service-Portal und Kündigungsmöglichkeit) werden über unseren Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“), abgewickelt. Im Rahmen der Zahlungsabwicklung verarbeitet Stripe insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Angaben zum gewählten Abonnement sowie Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten, IBAN). Zahlungsdaten werden direkt bei Stripe erhoben; wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungsdaten. Stripe ist für Teile der Verarbeitung (insbesondere Betrugsprävention und die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten) selbst datenschutzrechtlich verantwortlich und wird im Übrigen als unser Auftragsverarbeiter tätig. Rechtsgrundlage der Datenweitergabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung und Zahlungsabwicklung). Dabei kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an die Stripe, Inc. in den USA kommen. Stripe ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO); ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter https://stripe.com/de/privacy.

Zum Versand transaktionaler E-Mails aus der Plattform (z. B. Einladungen, Passwort-Zurücksetzung, Kurs- und Fristbenachrichtigungen, Rechnungsinformationen) setzen wir den Dienstleister SMTP2GO Limited, EPIC Centre, 96–106 Manchester Street, Christchurch 8011, Neuseeland, ein, sofern der Kunde keine eigenen SMTP-Einstellungen hinterlegt hat (Premium-Funktion). Für Neuseeland besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Systembetrieb).

Für das Hosting, Streaming und die Wiedergabeanalyse von Schulungsvideos innerhalb der Plattform nutzen wir Mux, Inc., 201 Spear Street, Suite 1100, San Francisco, CA 94105, USA. Beim Abruf von Videos werden technische Daten (insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Wiedergabeinformationen) an Mux übermittelt. Mux ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Soweit die Videowiedergabe durch Nutzer unserer Kunden erfolgt, geschieht dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Ziffer 3; im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Für die automatische Übersetzung von Inhalten setzen wir die DeepL API der DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln, Deutschland, ein. Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. – bei Nutzung durch Nutzer unserer Kunden – die Auftragsverarbeitung nach Ziffer 3.

Auf unserer Website und im Bestellprozess setzen wir – ausschließlich mit Ihrer Einwilligung – Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, die eine Analyse Ihrer Nutzung der Website ermöglichen (u. a. besuchte Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort auf Basis gekürzter IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, pseudonyme Nutzer-IDs). IP-Adressen werden bei Google Analytics 4 nicht gespeichert, sondern nur für eine grobe Geolokalisierung genutzt und anschließend verworfen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, die Sie über unser Einwilligungsbanner erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Mit Google haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Dabei kann es zu einer Übermittlung von Daten an die Google LLC in den USA kommen; Google ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Die Speicherdauer der Nutzer- und Ereignisdaten bei Google Analytics beträgt 2 bzw 14 Monate. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

Zur Analyse der Nutzung unserer Website und Plattform, zur Steuerung von Funktionen (Feature Flags) und zur Aufzeichnung einzelner Sitzungen (Session Replays) setzen wir Dienste der PostHog, Inc., 2261 Market Street, PMB 4008, San Francisco, CA 94114, USA, ein. Verarbeitet werden dabei u. a. pseudonyme Nutzer-IDs, Interaktions- und Nutzungsdaten sowie Geräte- und Browserinformationen. PostHog ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Soweit der Einsatz nicht technisch erforderlich ist, erfolgt er ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie über unser Einwilligungsbanner erteilen und jederzeit widerrufen können. Bei Session Replays werden Eingabefelder mit sensiblen Inhalten (insbesondere Passwörter und Zahlungsdaten) maskiert und nicht aufgezeichnet.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. Support-Anfragen, Fehlermeldungen), verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR statt. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden (siehe Ziffern 8, 9, 10, 12 und 13), erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO, insbesondere EU-U.S. Data Privacy Framework und Angemessenheitsbeschluss für Neuseeland) oder geeigneter Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Vertrags- und Abrechnungsdaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel sechs bis zehn Jahre gemäß §§ 257 HGB, 147 AO). Nach Beendigung des Vertrags werden Kundendaten nach Maßgabe unserer AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags gelöscht; nach einer zahlungsbedingten Sperrung werden Daten für 30 Kalendertage vorgehalten und anschließend gelöscht.

Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Bitte beachten Sie Ziffer 3: Soweit wir Daten als Auftragsverarbeiter für unsere Kunden verarbeiten, richten Sie Ihre Anfrage bitte an den jeweiligen Kunden. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen unberechtigten Zugriff, Verlust, Zerstörung und Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere eine verschlüsselte Übertragung über TLS/SSL, Zwei-Faktor-Authentifizierung, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept nach dem Need-to-know-Prinzip, die Trennung von Produktiv- und Testsystemen sowie die regelmäßige Schulung unserer Beschäftigten. Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die Bereitstellung Ihrer Daten im Bestellprozess ist für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen und die Plattform nicht bereitstellen. Eine darüber hinausgehende gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Dienste oder die Datenverarbeitung ändern. Für Ihren erneuten Besuch gilt die jeweils aktuelle Fassung, abrufbar auf unserer Website.